Procédure avec négociation : cas, étapes, conseils

Les cas où elle est permise

L'article R2124-3 du code énumère les situations dans lesquelles un pouvoir adjudicateur peut négocier en procédure formalisée : le besoin ne peut être satisfait sans adapter des solutions immédiatement disponibles ; il comporte des solutions innovantes ; il inclut une part de conception ; le marché ne peut être attribué sans négociation préalable du fait de circonstances particulières liées à sa nature, à sa complexité ou à son montage juridique et financier ; les spécifications techniques ne peuvent être établies avec une précision suffisante ; un appel d'offres n'a donné lieu qu'à des offres irrégulières ou inacceptables.

Les entités adjudicatrices (opérateurs de réseaux dans l'eau, l'énergie, les transports ou la poste) peuvent, elles, recourir librement à cette procédure. Sous les seuils européens, la négociation est possible en procédure adaptée si l'acheteur l'a prévue dans les documents de la consultation.

Comment elle se déroule

L'acheteur publie un avis, sélectionne les candidats, puis reçoit des offres initiales qu'il négocie. La négociation peut porter sur tout, sauf sur les exigences minimales et les critères d'attribution annoncés. Elle peut se faire en phases successives, avec une réduction du nombre d'offres si l'acheteur l'a annoncé. Tous les candidats encore en lice doivent recevoir les mêmes informations : l'égalité de traitement s'impose à chaque échange.

À l'issue, l'acheteur demande des offres finales, qui ne se négocient plus, et attribue le marché à l'offre économiquement la plus avantageuse. Il peut aussi attribuer directement sur la base des offres initiales, s'il s'en est réservé la possibilité dans les documents de la consultation : votre première offre doit donc déjà être sérieuse.

À ne pas confondre : le marché négocié sans publicité

Le code prévoit aussi des marchés passés sans publicité ni mise en concurrence préalables (articles R2122-1 à R2122-11), dans des cas précis : urgence impérieuse résultant de circonstances imprévisibles, appel d'offres resté sans candidature ou sans offre, ou n'ayant reçu que des offres inappropriées, prestation qu'un seul opérateur peut réaliser pour des raisons techniques, artistiques ou de droits d'exclusivité, ou besoin inférieur au seuil de dispense.

Dans ces cas, l'acheteur consulte directement une ou plusieurs entreprises. Être connu des acheteurs de votre secteur, par une présence sur leurs profils d'acheteur et lors de leurs échanges préalables avec les entreprises, augmente vos chances d'être consulté.

Comment préparer la négociation

Arrivez avec des marges de manœuvre identifiées autres que le prix : délais, variantes, options, garanties, conditions de paiement, organisation de l'équipe. Chiffrez à l'avance ce que chaque concession vous coûte. Fixez le prix plancher sous lequel vous ne descendrez pas : une offre anormalement basse peut être rejetée, et un marché signé à perte se paie pendant toute son exécution.

Exemple : un hôpital négocie un marché de maintenance de ses équipements. Plutôt que de baisser votre prix de 8 %, proposer un délai d'intervention plus court sur les équipements critiques et une maintenance préventive renforcée peut améliorer votre note technique sans rogner votre marge.

Questions fréquentes

Voir aussi

• Appel d'offres (ouvert ou restreint)
• Dialogue compétitif
• Marché infructueux / procédure déclarée sans suite
• Marché sans publicité ni mise en concurrence